10 veelgestelde vragen

Grote zaal Vk
1. Hoeveel kost een zaal in De Vaartkapoen? 
2. Hoe groot is de zaal? 
3. Kunnen wij onze eigen drank meebrengen?
4. Kunnen jullie voor catering zorgen tijdens de lunch? 
5. Tot hoe laat mogen we maximaal blijven?
6. Moeten we zelf poetsen?
7. Hoe zit het met Sabam en andere verzekeringen? 
8. Wat als we de zaal op het laatste nippertje moeten annuleren? 
9. Krijgen wij een sleutel? 
10. Hoe reserveren?

 

1. Hoeveel kost een zaal in De Vaartkapoen? 

We werken met 3 prijscategorieën: A, B en C.
A = leden die aangesloten zijn bij onze gemeenschapsraad, en Nederlandstalige onderwijsinstellingen.
B = alle andere verenigingen op vertoon van de statuten en promotiemateriaal (flyer, affiche, ..), scholen, etc.
C = privézaalhuur
De prijs is afhankelijk van o.a. duur van de zaalhuur, het aantal zalen etc. Bijvoorbeeld als je de grote zaal op zaterdag wil huren kost dat voor A €55, voor B €155 en voor C €400. Er is ook steeds een waarborg verbonden aan de zaalhuur. Het volledig prijsoverzicht vind je in de bijlages onderaan

 

2. Hoe groot is de zaal? 

Grote zaal: 8 x 22m (inclusief podium van 8 x 3m). Capaciteit: 400 staand, 160 stoelen aan tafels + 2 loges van elk 20m²
Kleine zaal (restaurant): 8 x 7,5m. Capaciteit: 50 personen aan tafels
Industriële keuken: 27m² + bijkeuken van 7,5m²
Café met toog: 35 personen aan tafels
 

3. Kunnen wij onze eigen drank meebrengen?

Drank moet worden afgenomen bij de VK, tenzij stopselgeld (€20 voor een halve dag / €40 voor een hele dag) is betaald. Dit geldt niet voor privézaalhuur! 
De drankenlijst moet u ons ten laatste één week voor de activiteit ingevuld terugbezorgen (zie bijlage onderaan). 

 

4. Kunnen jullie voor catering zorgen tijdens de lunch? 

De VK kan geen catering voorzien. Je kan zelf onze keuken gebruiken (tegen vergoeding), al het materiaal is gratis beschikbaar en moet op voorhand aangevraagd worden. (zie bijlage onderaan). 
Werk je toch graag met een cateraar? We kunnen je enkele sociale restaurants in Molenbeek aanbevelen: Atelier Groot Eiland en Les Uns et les Autres.

 

5. Tot hoe laat mogen we maximaal blijven?

Wij respecteren de nachtrust van onze buren. Daarom vragen we dat alle bezoekers de gebouwen verlaten hebben om: 
Zondag tot en met donderdag: 22u 
Vrijdag en zaterdag: 2u 
Hierna kan er nog maximaal 2u gepoetst worden. Straatlawaai is sowieso verboden vanaf 22u, gelieve dit te respecteren. 
Aan verenigingen en personen die deze regels niet respecteren kan een volgende zaalhuur geweigerd worden en zal er een boete worden afgetrokken van de waarborg.

 

6. Moeten we zelf poetsen?

Ofwel poets je zelf meteen na de activiteit (met respect voor het sluitingsuur), ofwel vraag je bij ondertekening van het contract dat de VK-ploeg de poets op zich neemt, tegen vergoeding.
Je moet de zaal achterlaten zoals je ze gekregen hebt. D.w.z.:
  • meubels en materiaal schoonmaken 
  • meubels en materiaal op hun oorspronkelijke plaats terugzetten (stoelen per 9 stapelen)
  • vloer met water dweilen
  • vuilnis sorteren en in de juiste containers gooien
  • ​je krijgt al het materiaal dat nodig is om de zaal te poetsen (borstels, emmers, dweilen, product, ...) en 1 vuilniszak per kleur. Voor grote feesten moet je dus zelf extra vuilzakken meebrengen.
De conciërge zal na afloop van de activiteit de zaal samen met de huurder controleren. Zijn bevindingen worden ondertekend door de huurder. Indien je niet akkoord gaat met de conciërge, gelieve dan de eerstvolgende werkdag contact op te nemen met het onthaal. 

 

7. Hoe zit het met Sabam en andere verzekeringen? 

De gebruikers staan zelf in voor eventuele taksen zoals SABAM en voor de verzekeringen BA (zie bijlage). We raden je aan om eventuele vrijwilligers te verzekeren via de gratis verzekering van Het Punt
De gebruiker staat in voor het toezicht op de activiteiten. Voor bepaalde activiteiten kan De Vaartkapoen de inzet van security van De Vaartkapoen eisen. 

 

8. Wat als we de zaal op het laatste nippertje moeten annuleren? 

Meld dit zo snel mogelijk bij het onthaal op 02 413 04 10 of via onthaal.vaartkapoen@vgc.beBij annulering drie weken voor de activiteit wordt 50% van de huurprijs aangerekend. Bij annulering minder dan drie weken voor de activiteit wordt 70% van de huurprijs aangerekend. 

 

9. Krijgen wij een sleutel? 

Neen,. Je komt op het afgesproken uur naar De Vaartkapoen en belt aan bij de conciërge. Hij zal alle deuren openmaken en uitleggen waar alles staat en hoe alles werkt. Na afloop, op het afgesproken uur, komt de conciërge weer checken of alles in orde is. Hij sluit alles af. 
 

10. Hoe reserveren?

De reservaties lopen via het onthaal (02 413 04 10, devaartkapoen@vgc.be of kom langs in de Sint-Jozefstraat 14). 
De onthaalmedewerkers zullen de aanvraag eerst in optie zetten en zo snel mogelijk laten bevestigen door de verantwoordelijke. 
Wij kunnen een activiteit pas 2 maanden op voorhand definitief bevestigen. Wie dus bijvoorbeeld een trouwfeest wil organiseren op 12 juni, zal pas definitief bevestiging krijgen op 12 april. Waarom?
We weten dat dit heel lastig is bij het organiseren van een evenement, maar aangezien De Vaartkapoen een gemeenschapscentrum is, willen wij graag zelf voldoende ruimte behouden om onze zaal te gebruiken voor concerten, theatervoorstellingen en andere. Indien wij alle opties meteen zouden bevestigen zou onze kalender al tot volgend jaar bezet zijn, hetgeen ons zou belemmeren in onze taak als gemeenschapscentrum. Dank voor het begrip. 
 
Heb je nog geen antwoord op al je vragen? Neem eens een kijkje in de brochure "De Vaartkapoen zaalhuur van A tot Z" of neem contact op met het onthaal: Cindy, Danny of Fatima helpen je graag verder.